कोचिंग स्टाइल मीटिंग। प्रभावी व्यावसायिक संचार का रहस्य

2024 लेखक: Harry Day | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 15:46

एक बार, उत्पादन में कार्मिक विभाग के नौसिखिए प्रमुख के रूप में, मैं संयंत्र प्रबंधन की पहली बैठक के लिए उत्साह के साथ इंतजार कर रहा था। मैंने कल्पना की थी कि टीम की भलाई के लिए प्रबंधन टीम कितनी उपयोगी होगी।

मेरे अधीनस्थ, कार्मिक विभाग के एक निरीक्षक, जिन्होंने लगभग ५० वर्षों तक यहां काम किया, ने मेरी उज्ज्वल उम्मीदों को साझा नहीं किया। “आश्चर्य न करें कि संयंत्र की सभी समस्याओं के लिए कार्मिक विभाग को दोषी ठहराया जाएगा। इस स्थिति से परेशान न हों, नेताओं को भाप छोड़ कर दोषियों को खोजने की जरूरत है। और बैठक का प्रारूप उन सहयोगियों की एक संगठित बैठक की तुलना में एक बाजार जैसा होगा, जिन्हें एक सामान्य निर्णय पर आने की आवश्यकता होती है।”

दरअसल, बैठक ने मुझे रचनात्मकता की कमी के साथ मारा। वे सभी एक-दूसरे को सुने बिना और एजेंडा को याद किए बिना व्यावहारिक रूप से एक ही समय पर बोलते थे। नतीजतन, "जलने" के मुद्दे अनसुलझे रहे, और सारा समय महत्वहीन विवरणों पर चर्चा करने में लगा रहा। तब से 10 साल बीत चुके हैं, लेकिन, विभिन्न कंपनियों के प्रबंधकों के अनुसार, अभी भी इसी तरह की बैठकें हो रही हैं।

बैठकों को रचनात्मक और प्रभावी बनाए रखने के लिए मैं एक प्रशिक्षक के रूप में क्या सुझाव दे सकता हूँ? अनुरोध पर विचार करें और इसे लागू करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं की तलाश करें। सबसे पहले, विश्लेषण करें कि क्या आपको वास्तव में एक बैठक आयोजित करने की आवश्यकता है या क्या आप आंतरिक संचार के किसी अन्य प्रारूप के साथ कर सकते हैं?

बैठक कब आयोजित करें?

1. किसी समस्या या कार्य की टीम चर्चा की आवश्यकता है

2. टीम के साथ महत्वपूर्ण जानकारी साझा करना और इस मामले पर इसके सदस्यों की राय सुनना आवश्यक है।

3. एक महत्वपूर्ण मुद्दे पर अधिकतम संख्या में विचार और दृष्टिकोण एकत्र करना चाहते हैं

4. कोई समस्या है जो आपके अधिकांश अधीनस्थों के लक्ष्यों को प्रभावित करती है।

5. क्या आप जानते हैं कि टीम एक साथ मिलकर कुछ समस्या का समाधान करना चाहेगी, साथ ही साथ इसके कार्यान्वयन की जिम्मेदारी भी बांटेगी।

आपको बैठक कब नहीं करनी चाहिए?

1. प्रदर्शन को कम किए बिना अन्य संचार उपकरणों का उपयोग करना समझ में आता है

2. कार्य अत्यावश्यक / महत्वपूर्ण है, और इसे हल करने में देरी बहुत महंगी हो सकती है

3. सार्वजनिक चर्चा के लिए इसे लाने के लिए प्रश्न बहुत व्यक्तिगत है

4. बैठक की तैयारी और संचालन के लिए पर्याप्त समय नहीं है

5. अधीनस्थों से किसी को दंडित करने के लिए बैठक को एक उपकरण के रूप में उपयोग करना चाहते हैं

सभी दस बिंदुओं को एक वाक्य में समेटा जा सकता है। जब टीम वर्क की जरूरत हो तो मीटिंग करें और अगर ऐसी जरूरत न हो तो मीटिंग न करें।

प्रभावी बैठकों के लिए 10 युक्तियाँ

लक्ष्य। अपने लिए निर्धारित करें कि आपको किस उद्देश्य के लिए एक बैठक आयोजित करने की आवश्यकता है? मीटिंग के अंत में आप क्या परिणाम और किस रूप में प्राप्त करना चाहते हैं? क्या कोई निर्णय लेने हैं? क्या कठिनाइयाँ उत्पन्न हो सकती हैं और उन्हें कैसे बेअसर किया जाए? बैठक के प्रतिभागियों के लक्ष्य किस हद तक मेल खाते हैं / भिन्न होते हैं? क्या लक्ष्य संघर्ष संभव हैं? पहले चरण में जितनी सावधानी से काम किया जाएगा, बैठक के दौरान उतना ही कम विरोध होगा

प्रतिभागियों। बैठक के प्रतिभागियों की संरचना उसके लक्ष्यों के आधार पर बनाई जाती है। उन लोगों को आमंत्रित करें जो बैठक के मुद्दों की चर्चा में वास्तव में महत्वपूर्ण योगदान दे सकते हैं। एक कार्यसमूह की भर्ती के लिए अपनी प्रेरणाओं का परीक्षण करें, क्या आप बैठकों को एक अभिनेता (स्वयं) के रंगमंच में बदल रहे हैं? क्या यह वास्तव में यह लाइनअप उत्पादक होगा? प्रत्येक बैठक के लिए इसे व्यक्तिगत रूप से बनाते हुए, प्रतिभागियों की संरचना को लगातार बदलने के लायक है। यह प्रबंधक को नियमित और सकारात्मक प्रभाव समूह की गतिशीलता से बचने में मदद करेगा

प्रारूप। अपने कार्यों के आधार पर सर्वोत्तम मीटिंग प्रारूप चुनें। यदि आपको आवश्यकता है, उदाहरण के लिए

1) टीम को नवाचारों के बारे में सूचित करें

एक "बैठक - सूचनात्मक संदेश" का संचालन करें।ऐसी बैठक का कार्य प्रतिभागियों को आगामी परिवर्तनों के बारे में यथासंभव सूचित करना है, लक्ष्य प्रतिरोध को कम करना है। एक नेता की मदद करने के लिए एक अच्छा उपकरण एक SWOT विश्लेषण होगा।

2) कार्य निर्धारित करें और जिम्मेदारियां सौंपें

"बैठक-आदेश"। एक बहुत ही संरचित और स्पष्ट प्रारूप, स्थिति का नियंत्रण, लक्ष्य प्रतिभागियों द्वारा स्वतंत्र रूप से जिम्मेदारी वितरित करना है। यह निर्देशन के स्तर को कम करेगा जो कार्यों के गुणवत्ता प्रदर्शन में हस्तक्षेप कर सकता है।

3) एक सामान्य निर्णय पर आएं

एक "बैठक-वार्ता" का आयोजन करें जिसके दौरान आप सभी प्रतिभागियों के विचार सुनते हैं। विन-विन मीटिंग रणनीति, नेता की भूमिका मॉडरेटर है। इस प्रारूप के उपकरण हैं मंथन, बहु-स्थिति सर्वेक्षण, कार्ड के साथ सर्वेक्षण, समस्या विश्लेषण योजना आदि।

समस्या विश्लेषण योजना, टी. Edmüller

4) समस्या को हल करने के लिए गठबंधन करें

मध्यस्थता बैठक ऐसी बैठक के लिए इष्टतम प्रारूप है। एक मॉडरेटर ढूंढना बहुत महत्वपूर्ण है जो टीम के अधिकार का आनंद लेता है। एक नेता हमेशा सबसे अच्छा विकल्प नहीं हो सकता है। बाहरी विशेषज्ञ (मध्यस्थ, कोच, सलाहकार) को आमंत्रित करना कहीं अधिक प्रभावी है

5) विचार एकत्र करें

"बैठक - मंथन" इस मामले में 100% सबसे अच्छा समाधान होगा। इस प्रारूप में मुख्य बात नियमों और बुद्धिशीलता एल्गोरिदम का पालन करना है। और साथ ही, खुलेपन और सहजता का माहौल बनाए रखें, यह याद रखते हुए कि आलोचना ऐसी बैठकों की प्रभावशीलता को मार देती है

6) क्षमता में सुधार

"बैठक-सीखना"। यह प्रारूप नेता को प्रशिक्षक या कोच के रूप में कार्य करने की अनुमति देता है। अधीनस्थों के साथ उपयोगी जानकारी साझा करें, उस पर चर्चा करें और योजना बनाएं कि आप इसे दैनिक कार्यक्षमता में कैसे लागू करेंगे। प्रबंधकों के लिए एक अच्छी खोज सप्ताह / महीने में कई बार 30 मिनट की बैठकें होंगी, जो उनके द्वारा विशेष रूप से अधीनस्थों के विकास के लिए आयोजित की जाती हैं। एक क्षमता - एक विकास तकनीक - एक कार्य योजना ऐसी बैठकों के लिए एक मोटा एल्गोरिथ्म है

एक जगह। आप अपनी टीम के साथ कहाँ मिलेंगे, यह बैठक के उद्देश्य और प्रारूप द्वारा निर्धारित किया जाता है। प्रशिक्षण प्रारूप और "मध्यस्थता बैठकों" के लिए विभिन्न आकारों और उपकरणों के कमरों की आवश्यकता हो सकती है। इस बारे में पहले से सोचें। यह भी आवश्यक है कि उपस्थित लोग एक दूसरे को देख सकें और बैठक के नेता के साथ आँख से संपर्क कर सकें

योजना। आपकी बैठक की योजना लिखित में होनी चाहिए। वास्तव में, यह एक एजेंडा है जिसमें निम्नलिखित आइटम शामिल हैं

- दिनांक, समय, स्थान

- बैठक का उद्देश्य

- मुद्दों पर चर्चा की जानी चाहिए

- बैठक का वांछित परिणाम और उसका स्वरूप

- प्रारूप

- आरंभकर्ता और बैठक कौन कर रहा है

- बाहर से आमंत्रित लोगों सहित प्रतिभागियों की एक सूची

मीटिंग प्रतिभागियों को मीटिंग प्लान भेजें, वे अपने प्रश्न जोड़ना चाह सकते हैं। समय बचाने के लिए, आप एक बैठक में कई मुद्दों को हल कर सकते हैं

नियम। बैठकें आयोजित करने के मूल नियम टीम द्वारा निर्धारित किए जाते हैं और बैठक से बैठक में भिन्न हो सकते हैं। लेकिन स्थायी नियम हैं, जैसे समय-सीमा का पालन, निर्णय निर्माताओं पर समझौते, कंपनी की नीति द्वारा लगाए गए प्रतिबंध, संघर्ष प्रबंधन पर समझौते आदि

शिष्टाचार। यह बैठक का एक प्रकार का सारांश है, जो इसके सभी मुख्य बिंदुओं का वर्णन करता है। इसे बैठक के सचिव द्वारा बैठक के दौरान किए गए नोटों के आधार पर तैयार किया जाता है। मिनटों पर नेता, बैठक के सचिव, साथ ही प्रमुख प्रतिभागियों (कार्य योजना में इंगित) द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। बैठक के सभी प्रतिभागियों को कार्यवृत्त की एक प्रति भेजी जाती ह

समय। समय प्रबंधन दक्षता बैठक के प्रमुख पहलुओं में से एक है। बैठक हमेशा नियत समय पर शुरू करें, क्योंकि बाद में आप समय की पाबंदी हासिल नहीं कर पाएंगे। योजना में सभी बिंदुओं के लिए समय सीमा निर्धारित करें और उनके कार्यान्वयन की निगरानी करें। 60x20x20 नियम का पालन करें:

अपना 60% समय अत्यावश्यक/महत्वपूर्ण मुद्दों पर व्यतीत करें।

अनपेक्षित विषयों और अचानक उभरने वाले अत्यावश्यक प्रश्नों पर 20% समय दें

तथाकथित को 20% समय आवंटित करें। सामाजिक जरूरतें - ब्रेक, लंच, बात करना, आदि।

अंत। मीटिंग को अच्छे से खत्म करने के लिए टीम वर्क का जायजा लें। ध्यान दें कि टीम ने क्या हासिल किया है, विकसित योजना के बिंदुओं को देखें, सुनिश्चित करें कि उपस्थित सभी लोग जो योजना बनाई गई थी उसे समझते हैं और उसका समर्थन करते हैं। बैठक के अंत में, एक सारांश अधिसूचना उत्पन्न करें जो सभी बैठक प्रतिभागियों को भेजी जाएगी, जिनमें अनुपस्थित लोग भी शामिल हैं। इसमें प्रतिभागियों की एक सूची, मुख्य चर्चा प्रश्न, किए गए निर्णय, एक कार्य योजना और इसके प्रत्येक बिंदु, समय सीमा, नियंत्रण बिंदु, अगली बैठक की तारीख के लिए जिम्मेदार हैं

द कंट्रोल। एक बैठक के साथ सब कुछ समाप्त होने पर स्थितियां असामान्य नहीं हैं। कार्रवाई करने के लिए, आपको इच्छा और प्रेरणा के साथ-साथ निर्णयों के कार्यान्वयन पर नियंत्रण की आवश्यकता होती है। बैठक में सीधे नियंत्रण बिंदुओं और इसके लिए जिम्मेदार लोगों को परिभाषित करे

बैठकें आयोजित करने में कठिनाई

1. संघर्

बैठकों के दौरान अक्सर संघर्ष की स्थिति उत्पन्न हो जाती है। कभी-कभी वे इतने भड़क जाते हैं कि बैठक आपसी आरोपों और व्यक्तिगत हमलों की धारा में बदल जाती है। इस मामले में प्रबंधक को क्या करना चाहिए?

- विवादास्पद मुद्दे की चर्चा को स्थगित करें और बाद में इस बैठक के ढांचे के भीतर हल करें। उस समय तक, जुनून कम हो जाएगा और प्रतिभागी खुद को रचनात्मक रूप से व्यक्त करने में सक्षम होंगे।

- एक व्यक्तिगत प्रारूप में समस्या के समाधान का अनुवाद करें और आम बैठक के बाहर विरोधी पक्षों से मिलें

- प्रश्न को ठीक करें और अगली बैठक में विचार करने के लिए आमंत्रित करें

- एक समझौता प्रदान करें

2. संचार बाधाए

सलाह, धमकी, आलोचना, तिरस्कार, "निदान" और लेबलिंग, सिफारिशें, आदेश, क्लिच और सामान्य शब्द सभी एक बैठक में बाधाओं के रूप में काम कर सकते हैं। संचार बाधाएं प्रतिरोध और प्रतिपक्षी का कारण बनती हैं। नेता के लिए यह महत्वपूर्ण है कि वह ऐसी बातों पर ध्यान दें और कार्य समूह के सदस्यों का ध्यान उनकी ओर आकर्षित करें। संचार में आने वाली बाधाओं को दूर करने के लिए इस संबंध में एक अतिरिक्त कार्य नियम बनाएं। और टीम की संचार क्षमता को व्यवस्थित रूप से सुधारें

3. त्रुटिया

बैठकें आयोजित करने में नुकसान और गलतियाँ किसी भी कंपनी में देखी जा सकती हैं। सबसे विशिष्ट हैं:

- निर्धारित लक्ष्यों का पालन न करना

- नियमों का पालन न करना

- प्रतिभागियों से मिलने के लिए जानकारी का अभाव

- कर्मचारियों को सबसे अधिक उत्पादक समय में रखना

- सिर से दबाव या इसके विपरीत, निष्क्रियता और मिलीभगत

- बैठक के बाद निष्क्रियता

आपकी बैठकें एक मूल्यवान प्रबंधन संसाधन या एक ब्लैक होल बन सकती हैं जिसमें समय बिना किसी निशान के घुल जाता है। चुनना आपको है।