दक्षता और उत्पादकता में सुधार कैसे करें, या खुद को कैसे व्यवस्थित करें?

2024 लेखक: Harry Day | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 15:46

यदि आप एक आधुनिक व्यक्ति को देखें, तो यह देखना आसान है कि जीवन में जिस गति और जटिलता से निपटने की आवश्यकता है, वह उन चीजों की मात्रा से गुणा हो गई है जो 50 साल पहले की जानी थीं।

लोग जल्दी में हैं, लेकिन समय पर नहीं। औसत व्यक्ति का जीवन विभिन्न दूतों, सामाजिक सेवाओं से भरा होता है। नेटवर्क, ईमेल, और दर्जनों अन्य विकर्षण जो हर दिन दक्षता और उत्पादकता को प्रभावित करते हैं। इस बीच, व्यक्तिगत दक्षता और उत्पादकता सफलता की कुंजी है, आपके जीवन का स्तर और गुणवत्ता उन पर निर्भर करती है।

एक दिन में केवल 24 घंटे होते हैं। सफलता उस समय के बराबर है जो आप उस समय में करते हैं। इसलिए कई लोग दिन के 25वें और 26वें घंटे का सपना देखते हैं। लेकिन सफल होने के लिए प्राकृतिक क्रोनोमीटर को बदलना जरूरी नहीं है। काम के प्रति आपके दृष्टिकोण पर पुनर्विचार करने के लिए पर्याप्त है, और हम इस लेख में यही करेंगे:

- खेल मोमबत्ती के लायक होना चाहिए … व्यर्थ और महत्वहीन बातों में व्यर्थ नहीं जाना चाहिए। कल्पना कीजिए कि यदि आप अपने शेड्यूल से नियमित और अनावश्यक कार्यों को हटा दें तो आपके पास कितना समय होगा।

- परिणामों के लिए काम करें … आपका लक्ष्य क्या है? साल के अंत तक आप क्या हासिल करना चाहेंगे? हैरानी की बात यह है कि इन सवालों का जवाब बहुत कम लोग ही स्पष्ट रूप से दे पाते हैं। तय करें कि आप क्या चाहते हैं (स्टार्टअप लॉन्च करें, पदोन्नति प्राप्त करें, कमाई बढ़ाएं, आदि) और आत्मविश्वास से अपने लक्ष्य की ओर बढ़ें, उस पर काम करने के लिए दिन में कम से कम तीन घंटे समर्पित करें।

- कार्यक्षेत्र की साफ-सफाई। अपने कार्यस्थल को व्यवस्थित करें। एक अव्यवस्थित डेस्कटॉप आपके लिए ध्यान केंद्रित करना मुश्किल बना देता है, क्योंकि अराजकता के माहौल में, आगे के काम के विवरण पर अपना ध्यान केंद्रित करना मुश्किल होता है। कागजों को साफ करें और अनावश्यक फ़ोल्डरों को संग्रहित करें। इससे आपको अपने विचारों को व्यवस्थित करने और काम को प्रभावी ढंग से पूरा करने में मदद मिलेगी।

- स्ट्रीम की स्थिति। प्रवाह अवधारणा को मनोविज्ञान के प्रोफेसर मिहाई सिक्सज़ेंटमिहेली द्वारा विकसित किया गया था। उनके शोध के अनुसार, प्रवाह की स्थिति तब होती है जब कोई समस्या कठिन, हल करने योग्य और दिलचस्प दोनों होती है। यदि आपको जो कार्य करना है वह बहुत कठिन है, आप नहीं जानते कि इसे कैसे प्राप्त किया जाए, तो आप चिंता से जकड़े हुए हैं। यदि, इसके विपरीत, कार्य बहुत आसान है, तो आप ऊब जाते हैं, आप इसे लेना भी नहीं चाहते हैं।

प्रवाह की स्थिति को काम करने के लिए, एकांत जगह (कार्यालय के पास एक कार्यालय या एक कैफे - इससे कोई फर्क नहीं पड़ता) ढूंढें और इस प्रक्रिया में खुद को विसर्जित करें। इस मामले में, एक ही प्रकार के कार्यों को एक साथ समूहीकृत किया जाना चाहिए और ब्लॉकों में हल किया जाना चाहिए।

- एकल-टास्किंग … मल्टीटास्किंग में वृद्धि नहीं होती है, लेकिन व्यक्तिगत प्रदर्शन कम हो जाता है। इसके विपरीत:

1 वह थक रही है। जब आप पूरे दिन किसी न किसी चीज को पकड़ते हैं, लेकिन आप परिणाम नहीं देखते हैं, तो आप पूरी तरह से अभिभूत महसूस करते हैं। पूर्ण किए गए कार्यों से संतुष्टि के बजाय - निराशा और तनाव।

2 यह गुणवत्ता को हिट करता है। एक ही समय में कई काम करने से उनमें से किसी एक (या प्रत्येक में) में गलती होने की बहुत अधिक संभावना होती है। नतीजतन, आपको फिर से करना होगा और नुकसान (अस्थायी, वित्तीय, आदि) उठाना होगा।

3 वह सामाजिक संबंधों को नष्ट करती है। जितनी अधिक जानकारी प्रवाहित होती है, उन्हें प्रबंधित करना उतना ही कठिन होता है। यदि आप अपने साथी को पत्र लिख रहे हैं और साथ ही अपनी पत्नी से फोन पर बात कर रहे हैं, तो आप दोनों से यह सुनकर आश्चर्यचकित न हों कि आप कपटी या असावधान हैं।

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- दैनिक योजना … किसी विशिष्ट लक्ष्य के बिना काम करना व्यर्थ है, इसलिए इसे शुरू करने से पहले दिन के लिए कार्य योजना बना लें। अपने वर्तमान कार्यों को संक्षेप में लिखने के लिए 15 मिनट का समय लें और फिर उन्हें रैंक करें।उसके बाद, आप सुरक्षित रूप से व्यवसाय में उतर सकते हैं, आपके कार्यों को व्यवस्थित किया जाएगा, और आपके कार्यों का आदेश दिया जाएगा। बहुत से लोग नियोजन को समय की बर्बादी के रूप में देखते हैं, लेकिन जो लोग इसका उपयोग करते हैं वे जानते हैं कि यह पेशेवर उत्पादकता को कितना बढ़ाता है।

- दो मिनट का नियम … यदि कार्य में 2 मिनट से कम समय लगता है, तो बस इसे करें! हम उन दर्जनों कामों को टाल देते हैं जिन्हें सचमुच 2 मिनट में किया जा सकता है और बाद में पूरी समस्या को बढ़ा दिया जाता है। कचरा बाहर निकालें, संदेश का उत्तर दें, हेल्प डेस्क पर कॉल करें - दो मिनट की टू-डू वस्तुओं की सूची अनिश्चित काल तक जारी रखी जा सकती है। हां, सभी साधारण दिखने वाले कार्यों में ठीक 2 मिनट का समय नहीं लगता है। लेकिन जितना कम आप "आत्मा के साथ मिलें", उतना ही अधिक समय सीधे गतिविधि के लिए छोड़ दिया जाएगा।

- वरीयता … दिन में इतना समय नहीं होता कि आप सब कुछ संभाल कर रख सकें, इसलिए जरूरी है कि आप अपने काम में सही प्राथमिकताएं तय करें। सबसे जरूरी और महत्वपूर्ण कार्यों को पहले पूरा करने का प्रयास करें।

- सूचना वैक्यूम … अपने फोन को अनप्लग करें और अपना ईमेल इनबॉक्स चेक न करें। अगर आप किसी मुश्किल काम को शुरू करने की योजना बना रहे हैं, तो जितना हो सके उस पर ध्यान देने की कोशिश करें। ध्यान भटकाने वाले फोन कॉल, एसएमएस संदेश और ईमेल से खुद को सुरक्षित रखें। ऐसा लगता है कि इनमें से प्रत्येक क्रिया में केवल मिनट लगेंगे, लेकिन आपके विचार की ट्रेन बाधित हो जाएगी। इसलिए मुख्य कार्य को पूरा करने के लिए आपको अधिक समय और प्रयास करना होगा।

- समय सीमा … बहुत से लोग समय सीमा को भयानक मानते हैं, क्योंकि अगर वे पूरी नहीं होती हैं, तो परेशानी होगी। वास्तव में, समय सीमा महान अनुशासन है, जिसका अर्थ है कि वे आपके लक्ष्यों को प्राप्त करने में आपकी सहायता करते हैं। किसी विशेष मामले को लेते समय, इसकी शुरुआत और अंत के समय को इंगित करना सुनिश्चित करें। काम की समाप्ति की समय सीमा जानने के बाद, आपके लिए अपने प्रयासों और समय की योजना बनाना और आवंटित करना आसान होगा। लेकिन सावधान रहें - "बड़े आकार की" समय सीमा निर्धारित न करें। याद रखें: काम इसके लिए आवंटित हर समय भरता है (पार्किंसंस लॉ)।

- आराम सब से ऊपर है। केवल रोबोट ही बिना किसी रुकावट के काम कर सकते हैं, और वे भी समय के साथ विफल हो जाते हैं। हालांकि, हम में से बहुत से लोग दोषी महसूस करते हैं, उदाहरण के लिए, हम दोपहर के भोजन में बहुत देर तक कॉफी पीते हैं। एक व्यक्ति पूरे दिन 100% उत्पादक नहीं हो सकता। एकाग्रता एक मांसपेशी की तरह है - प्रभावी ढंग से काम करने के लिए आपको आराम की आवश्यकता होती है। 15 मिनट का ब्रेक आपके दिमाग को "रीबूट" करेगा, और आप उचित एकाग्रता और समर्पण के साथ कार्यों को फिर से करने के लिए तैयार होंगे।

- बारीक टुकड़ा करना … एक बड़े कार्य को कई छोटे कार्यों में विभाजित करें। एक जटिल असाइनमेंट में आमतौर पर बहुत समय और मेहनत लगती है। हाथ में कार्य का सामना करना आसान बनाने के लिए, इसे कई मध्यवर्ती में विभाजित करें। यह आपकी शक्तियों को समान रूप से वितरित करने और इनमें से प्रत्येक चरण में किए गए कार्य के परिणामों को देखने में मदद करेगा। इससे प्रक्रिया तेज हो जाएगी!

- तकनीक का प्रयोग करें। पिछली शताब्दी में तकनीकी सफलताओं ने कम समय में अधिक कार्यों को पूरा करना बहुत आसान बना दिया है। इसलिए, उभरते हुए नए रुझानों, उपकरणों और कार्यक्रमों के प्रति ग्रहणशील बनें। क्यों न उत्पादकता लाभ के स्रोत का लाभ उठाया जाए।

- संख्याओं का जादू। जब आप इसे संख्याओं के माध्यम से समझते हैं तो आप स्थिति को बेहतर ढंग से प्रभावित कर सकते हैं। उन सभी संकेतकों पर नज़र रखें जो आपके लिए मायने रखते हैं। उदाहरण के लिए, काम किए गए घंटों की संख्या और कार्य समय के प्रति घंटे उत्पादकता के लिए तैयार रिपोर्ट से। महत्वपूर्ण टीम मेट्रिक्स को ट्रैक करने के लिए एक रिपोर्टिंग सिस्टम, प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर, SharePoint, Google डॉक्स शेयरिंग शीट, एक योजनाकार, या सिर्फ एक व्हाइटबोर्ड का उपयोग करें।

इन सरल दिशानिर्देशों का पालन करके, आप कम काम करके - अधिक प्राप्त करके अपनी दक्षता और उत्पादकता बढ़ा सकते हैं।

यदि आप अपनी स्वयं की स्व-संगठन प्रणाली बनाना चाहते हैं जो आपको आलसी होने की अनुमति देती है और अपने खिलाफ हिंसा की आवश्यकता नहीं है, तो कार्यक्रम इसमें आपकी मदद करेगा: हिंसा के बिना टेप के लिए स्व-संगठन.

ठीक है, यदि आप स्व-संगठन को अधिकतम करने का निर्णय लेते हैं, तो इस कार्यक्रम से परिचित हों: उन्नत स्व-संगठन.

बस इतना ही। अगली बार तक। भवदीय दिमित्री पोतेव.